Es gibt viele Gründe für den Einsatz eines Social Intranets. Es sorgt für eine bessere Zusammenarbeit, verbessert die interne Kommunikation, reduziert die interne E-Mail-Flut und steigert das „Wir-Gefühl“ im Unternehmen. Mit diesen zehn Tipps gelingt die Einführung Ihres Social Intranets!

Das Intranet steckte lange Zeit in der Krise. In vielen Unternehmen war es zur reinen Ablage verkommen. Es wurde kaum noch als Arbeitsinstrument wahrgenommen – bis vor wenigen Jahren mit dem Begriff „Social Business“ ein hoffnungsvoller Schimmer am düsteren Intranet-Himmel auftauchte. Die Idee dabei ist, das klassische Intranet durch eine Kommunikationskomponente aufzuwerten. Das Social Intranet belebt die ursprünglichen Vorteile des Intranets und fördert die Zusammenarbeit über alle Abteilungen hinweg. Doch nur das Social Intranet, das aktiv genutzt wird, ist ein gutes. Über technische Fragen hinaus gilt es bei der Einführung einiges zu beachten.

Unsere Tipps zur Einführung eines Social Intranets:

1. Social Intranet betrifft alle im Unternehmen

Oft kommen die Impulsgeber zur Einführung eines Social Intranet aus der IT. Das Projekt betrifft jedoch alle im Unternehmen. Damit die Plattform von möglichst vielen Mitarbeitern aktiv genutzt wird, ist es wichtig, diese auch bei der Einführung mit einzubeziehen. Deshalb sollten Sie sich schon bei der Entscheidung für eine Lösung nach den Bedürfnissen aller Kollegen zu richten.

Es zählen vor allem gute Usability sowie die transparente und leichte Einführung. Einige Social Intranet-Lösungen lassen sich sehr stark mit individuellen Funktionen anpassen. Fragen Sie Ihre Kollegen, welche Features sie sich wünschen!

2. Paradigmenwechsel: Kollaboration statt Hierarchie

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Wir alle träumen vom Arbeitsplatz der Zukunft. Ein Social Intranet ist schon ein kleiner Schritt in die richtige Richtung. Vergessen Sie aber nicht, dass sich neben der Technik auch die Prinzipien unserer Zusammenarbeit ändern. Oft kommt die Frage auf, ob Social Business eine neue Firmenkultur hervorbringt oder ob es diese voraussetzt – ein klassisches Henne-Ei-Problem.

Klar ist hingegen, dass Wissen nicht wertvoller wird, wenn man es für sich behält. Unterstützen Sie die Beteiligten daher beim Umdenken von „Ich weiß mehr als du!“ zur Maxime „Zusammenarbeit bringt uns nach vorne!“.

3. Kenne deine Pappenheimer!

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Bei jedem Projekt gibt es Zweifler. So wird es bestimmt Mitarbeiter geben, die sich nur ungern auf eine neue Art der Zusammenarbeit einlassen – und das müssen nicht zwingend die alten Hasen sein. Die Kollegen lassen sich aber mit guten Argumenten überzeugen. Kommunizieren Sie die Vorteile des Social Intranets also anschaulich. Zum Beispiel anhand von Anwendungsfällen. Es gibt unterschiedliche Argumente, die Sie ins Feld führen können. Eines ist, dass die Zahl unqualifizierter interner E-Mails reduziert wird. Gleichzeitig werden Infos besser gestreut. Wer erst einmal mit einem Social Intranet gearbeitet hat, findet das schnell heraus.

Vielleicht gibt es auch entschiedene Förderer des Projekts? Bringen Sie sie dazu, ihre Begeisterung zu teilen! Ein Multiplikatoren-Stammtisch kann hier zusätzlich zur virtuellen Vernetzung sehr nützlich sein.

4. Verschiedene Abteilungen und Interessengruppen einbinden

Die einzelnen Abteilungen im Unternehmen können sehr unterschiedliche Erwartungen an das Social Intranet haben. Behalten Sie im Kopf, dass die Kollegen aus der IT andere Anforderungen haben als jene aus der Personalabteilung. Und diese wiederum andere als die aus dem Marketing.

Auf jeden Fall sollten Sie von Anfang an den Betriebsrat mit einbinden. So vermeiden Sie etwaige Konflikte, zum Beispiel in Datenschutzfragen, schon bevor sie entstehen. Dass das Management das Projekt befürworten sollte, ist selbstverständlich – eventuell ging die Initiative ja aber sogar von diesem aus.

5. Das Social Intranet zum „digitalen Heimathafen“ machen…

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Das große Plus moderner Lösungen ist es, mehr zu sein als bloß ein Facebook für Unternehmen. Das Social Intranet kann mit verschiedenen Anwendungen verknüpft werden. Das heißt, wenn sich beispielsweise im CRM oder ERP etwas ändert, bekommen die berechtigten Mitarbeiter eine Benachrichtigung direkt in ihren Activity Stream.

Wenn die Mitarbeiter von hier aus auf alle wichtigen Funktionen und Informationen zugreifen können, steigt die Akzeptanz für das Social Intranet. Verknüpfen Sie wichtige Anwendungen mit Ihrem Intranet und machen Sie es zum Digital Workplace!

6. … und dabei die Mitarbeiter nicht überfordern

Gerade zu Beginn sollten Sie Ihre Mitarbeiter nicht durch einen zu großen Funktionsumfang überfordern. Lassen Sie die Anwender die Funktionen priorisieren und binden Sie anfangs nur die wichtigsten Funktionen ein. So können sich die Anwender mit dem neuen Social Intranet vertraut machen und sich an die neue Informations- und Kommunikationsform gewöhnen. Später können Sie das Social Intranet um weitere Funktionen ergänzen und so Schritt für Schritt die Plattform aufbauen, die exakt zu Ihren Anforderungen passt.

7. Spielen und Lernen: Workshops, Key-User und Gamification

Damit das neue Social Intranet auch genutzt wird, können Sie Workshops veranstalten und so die Kollegen „mitnehmen“. Hier zeigen Sie den Nutzern das neue Intranet die einzelnen Funktionen. So wird der Einstieg in die neue Kommunikationsform für Ihre Mitarbeiter viel leichter. Außerdem sollten Sie pro Abteilung Key-User benennen. Diese helfen ihren Kollegen bei Fragen rund um das Intranet und werben intern dafür.

Nutzen Sie außerdem den Einsatz spielerischer Elemente, um Ihre Kollegen in das Intranet zu bekommen! Die Möglichkeiten reichen von Highscores und Abzeichen für besonders engagierte Nutzer bis zum Fußball-Tippspiel.

8. Führungskräfte müssen den Digitalen Wandel vorleben

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Social Intranet ist – nicht nur aber auch – Chefsache! Führungskräfte sollten sich als Vorbilder selbst aktiv im Social Intranet einbringen, Feedback geben und Fragen beantworten. Das fördert das Vertrauen und nimmt den Mitarbeitern die Scheu vor dem neuen Medium.

Die Führungskräfte in Ihrem Unternehmen werden sicher die Vorteile eines Social Intranets vor dem Hintergrund des Digitalen Wandels erkennen. Durch die Förderung des abteilungs- und standortübergreifenden Austauschs bringen Sie Ideen und Innovationen hervor. Und nur mit diesen wird Ihr Unternehmen in einem sich verändernden Markt überleben!

9. Internal Branding: Rühren Sie die Werbetrommel für Ihr Projekt

Je nach Unternehmensgröße bietet es sich an, die Einführung des neuen Intranets mit Kommunikationsmaßnahmen zu begleiten. Das kann zum Beispiel durch Beiträge in der Mitarbeiterzeitung sein.

Ein anderer Ansatz mit dem Sie Aufmerksamkeit für das Social Intranet schaffen, ist das Konzept „Alt lernt von Jung“. Im Fachjargon kennt man das als „Reverse Mentoring“. Hier coacht der Junior den Senior, denn wieso sollten nicht die Azubis mal den Managern etwas beibringen? Sie werden vielleicht erstaunt sein vom Social-Media-Know-how Ihrer „Digital Natives“!

10. Don’t Panic!

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Planen Sie den Aufbau und die Einführung Ihres Social Intranets mit ausreichend zeitlichem Vorlauf. Manche Lösungen kommen zwar quasi „Out of the Box“, können dann aber sehr stark individualisiert werden. Das sollten Sie nutzen und sich dafür ausreichend Zeit nehmen.

Und scheuen Sie sich nicht, sich bei der Einführung Hilfe vom Profi zu holen. In zahlreichen Veranstaltungen haben Sie die Möglichkeit, von den Erfahrungen anderer Unternehmen zu profitieren. Manche Anbieter vermitteln auch gerne den Kontakt zu Referenzkunden, die Sie an ihren Lessons Learned teilhaben lassen.

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Dieser Artikel wurde ursprünglich im „Pocket Guide Social Intranet“ veröffentlicht und auf www.arbeitsplatz40.de

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Christoph Herzog
Christoph Herzog ist seit Oktober 2016 Gastautor bei Denkhandwerker. Der Literatur- und Kulturwissenschaftler arbeitet als Redakteur für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit bei der United Planet GmbH. Das Unternehmen mit Sitz in Freiburg gehört zu den Trendsettern im Bereich Enterprise Social Networks und Digital Workplace. Mit der Software Intrexx erleichtert es Abläufe in Organisationen und Unternehmen, verbessert die Zusammenarbeit und fördert abteilungsübergreifenden Wissensaustausch. Mehr von Christoph Herzog gibt es hier: Xing und LinkedIn.