Die Anforderungen aus der Praxis an die Prozesse der Prüfung von Betriebsmitteln führten dazu, dass ein traditionsreicher Familienkonzern innovative Services in einem neuen Unternehmen bündelte und so gegenwärtig die Betriebsmittelprüfung revolutioniert. Grundlage sind modernste digitale Applikationen. Unternehmen wie Airbus, Peri oder Voith setzen bereits auf die digitale Betriebsmittelprüfung.

Machen wir keinen Hehl daraus: Die Betriebsmittelprüfung ist ein Klotz am Bein für die Unternehmen. Große Verantwortung, viele Prozessschritte, kein unmittelbarer Gegenwert; ein nicht wertschöpfender Aufwand. Aber dennoch handelt es sich um wichtige und relevante Aufgaben. Jeder Unternehmer ist verantwortlich für den Arbeits- und Gesundheitsschutz seiner Mitarbeiter. In diesem Zusammenhang ist er verpflichtet, eingesetzte Betriebsmittel in regelmäßigen Abständen zu überprüfen bzw. überprüfen zu lassen. Es gilt: Die Haftung liegt beim Unternehmen; sie ist nicht übertragbar.

Der Status quo der Betriebsmittelprüfung

Der Gesetzgeber, aber auch die Berufsgenossenschaften oder Versicherungen, fordern in diversen Gesetzen, Vertragswerken oder Sicherheitsverordnungen wie die Betriebssicherheitsverordnung – BetrSichV – die Prüfung von Betriebsmitteln. Und diese regelmäßigen Prüfungen müssen dokumentiert und archiviert werden. Es muss nachgewiesen werden, wann, wo, wie und was geprüft wurde.

Und wie findet das in der Praxis statt? Die Regel ist, dass Informationen zu einzelnen Betriebsmitteln oft über Karteikarten verwaltet werden. Die etwas fortschrittlicheren Unternehmen arbeiten mit Excel. In diesem Fall wird in der Regel für jedes Betriebsmittel eine eigene Excel-Tabelle angelegt, die dann oft nur lokal abgespeichert wird. Bei einem – oder wenigen – Betriebsmitteln ist das auch kein Problem. Wird aber bedacht, dass bereits mittelständische Unternehmen schnell 30 bis 50.000 prüfungsrelevante Betriebsmittel einsetzen, werden die Probleme schnell sichtbar: hoher zeitlicher Aufwand bei gleichzeitig niedriger Qualität, mit großen Problemen, der Nachweispflicht nachzukommen. Pflege und automatische Verwaltung relevanter Produktdaten und Dokumente ist so kaum möglich. Prüfer können schwer prüfen, Unternehmen können die an sie gestellten Anforderungen nicht erfüllen.

 

Realität oder Utopie?

Warum ist das so? Weil das Thema in vielen Unternehmen unter dem Radar fliegt. Es sind halt Aufgaben, die gemacht werden müssen, die jedoch keiner gerne macht. Weil es als Aufwand gesehen wird. Das muss aber nicht sein. Wäre es nicht ein Fortschritt für das Qualitätsmanagement, wenn eine eindeutige Kennzeichnung der Produkte zu einer automatischen Pflege und Verwaltung führen würde? Wenn Prozesssicherheit, also insbesondere das Vermeiden von Prüf- und Dokumentationsfehlern, die Erfüllung gesetzlicher Richtlinien sicherstellt und gleichzeitig Prozess- und Inspektionskosten reduziert? Wenn alle Informationen zu den einzelnen Betriebsmitteln jederzeit vorliegen, in allen relevanten Systemen verfügbar sind. Ist das eine Utopie?

Seit einiger Zeit ist das keine Utopie mehr. Es ist zunehmend gelebte Realität und praxiserprobtes Beispiel für die Digitalisierung der Gesellschaft. Ausgehend vom Problem und den Anforderungen der Kunden hat das Familienunternehmen RUD, ein in über 120 Ländern agierender moderner Familienkonzern, spezialisiert auf Ketten, Anschlag- und Zurrmittel, eine digitale Lösung für den gesamten Betriebsmittelprüfprozess entwickelt. Damit werden alle Schritte digital abgebildet, die einer Prüfung vor- und nachgelagert sind. Technische Grundlage hierfür ist unter anderem die Business-Plattform Intrexx des Digitalisierungspioniers United Planet.

Die Lösung ist so erfolgreich, dass RUD mittlerweile ein eigenes Unternehmen für die Prüf-, Verwaltungs- und Dokumentationssoftware „AYE-D.NET“ gegründet hat: Die Syfit GmbH. Ziel ist es, der Standard für den Informationsaustausch von Betriebsmitteln zu werden.

 

„Wie können wir unseren Kunden ein Mehrwert geben?“

„Uns ging es nicht darum, ein digitales Produkt zu konzipieren und an den Markt zu bringen. Es ging uns darum, die Anforderungen unserer Kunden zu erfüllen“, fasst Zoltan Demeter, Geschäftsführer von Syfit, zusammen. Diesem Credo folgend entwickelte Syfit gemeinsam mit Partnern wie der Deutschen Telekom, United Planet und natürlich RUD eine RFID-gestützte Prüf- und Verwaltungsapplikation, die für alle Unternehmen geeignet ist, die ihre prüfpflichtigen Betriebsmittel digitalisiert prüfen und verwalten möchten. Nach Schätzungen haben alleine in Deutschland über 32.000 Unternehmen einen akuten Bedarf an solchen Lösungen.

Der Mehrwert der Prüfsoftware AYE-D.NET liegt momentan in der Zeit- und damit Kostenreduzierung sowie der gesteigerten Qualität der Prozesse. Und darin, dass Betriebsmittel jeglicher Art, von jedwedem Hersteller auf individuelle Art integriert werden. „Wir schaffen es, die Identifikation von Betriebsmitteln von durchschnittlich über 10 Minuten auf wenige Sekunden zu reduzieren“, so der erfahrene IT- und Prozessexperte Demeter. Kurz und mittelfristig sollen zusätzliche Servicefunktionen wie Predictive Maintenance, Lokalisierung, unterschiedliche Sensorik oder Prozessunterstützung hinzukommen; dass die Daten in anderen Systemen, exemplarisch SAP-Lösungen, bereitgestellt werden, ist selbstredend.

Flexibilität ist Voraussetzung

Um den Anforderungen der Kunden jetzt, aber auch zukünftig gerecht zu werden, sind offene und flexible Systeme notwendig. Es wird eine zentrale Business-Plattform benötigt, die sowohl die Daten bereitstellen und verwalten kann als auch Prozesse revisionssicher abbildet und die flexibel erweiterbar ist. Die Experten rings um Zoltan Demeter haben sich hier für die Lösung Intrexx des mittelständischen Softwarespezialisten United Planet aus Freiburg entschieden. Hierdurch werden erweiterbare selbstorganisierte Arbeitsabläufe, ein vernetzter Datenaustausch und Produktionsablauf ermöglicht. Daten der einzelnen Betriebsmittel werden in andere Applikationen, in Prozesse – exemplarisch der Produktionssteuerung – oder sogar direkt in die Kommunikation zwischen Menschen und Maschinen integriert. Die Flexibilität schafft Effizienz beim Management aller Betriebsmittel und eine höhere Qualität.

Die Zukunft der Betriebsmittelprüfung

Das A und O der Betriebsmittelprüfung ist eine hohe Qualität der Prozesse, das Einhalten der gesetzlichen Vorgaben und das Sicherstellen der Verfügbarkeit der Betriebsmittel. Die zu recht immer härter werden Anforderungen bedingen ein neues Denken im Prozess. Und dieser Prozess kann, will er mehrwertstiftend sein, nur digital, offen und integriert sein. Durch Lösungen, wie exemplarisch AYE-D.NET von Syfit wird aus einem Kostenfaktor, einem notwendigen Übel, der Ausgangspunkt für hochwertige, gesicherte Arbeitsabläufe; wird ein Beweis für den Sinn der Digitalisierung.

 

Axel Oppermann
Axel Oppermann ist seit über 15 Jahren als IT-Marktanalyst tätig. Aktuell arbeitet er für das Beratungs- und Analystenhaus Avispador als Analyst. Axel schreibt bei Denkhandwerker über Trends und nachhaltige Entwicklungen.