Textbaustein- und Vorlagenmanagement zur schnellen Dokumentenerstellung ist mehr oder weniger ein alter Hut. „Document Authoring” ein in der Vergangenheit breit diskutiertes Feld.

Zahlreiche Anbieter haben eine Mischung aus Textbausteinverwaltung und Softwarelösung zur Erstellung von quasi individualisierten Dokumenten im Programm. Diese bieten aber in der Regel nicht viel mehr als die herkömmlichen Programme zur Textbausteinverwaltung oder Textgenerierung an.

Auch werden über solche Lösungen die Anforderungen, wie die quasi Echtzeiteinbindung von Daten nicht sichergestellt. Und wenn doch, nicht in der im Finanzsektor im Bereich der Dokumentation von Derivaten geforderten Qualität oder durch die Institute benötigten Quantität. Auch sind diese Lösungen nur selten mandantenfähig oder lassen sich in kollaborative arbeitsteilige Prozesse integrieren. Aber gerade hierauf kommt es an: Eine intuitive und einfache Bedienung zu gewährleisten und dabei gleichzeitig den manuellen Aufwand zur Erstellung, dem Versand und der Archivierung zu reduzieren.

Die scheinbar breite Verfügbarkeit von Lösungen zur Erstellung von Dokumenten hat in nahezu allen Unternehmen, über alle Branchen hinweg, für einen Wildwuchs gesorgt. Teilweise werden selbst auf Mitarbeiterebene unterschiedlichste Lösungen eingesetzt. Hunderte von Formatvorlagen und Datenbanken werden in Bereichs- bzw. Abteilungssilos gepflegt. Häufig werden überwiegend noch statische Systeme eingesetzt, die oftmals Prozesse beinhalten, in denen mehrere Medienbrüche entstehen. Hierdurch ergeben sich neben Qualitätseinbußen auch erhebliche zeitliche Verzögerungen. Weiterhin findet oftmals keine umfassende Anbindung an Originaldatenquellen statt.

Nicht nur, dass die Qualität unter solchen Prozessen und Infrastrukturen leidet: Vielmehr entsteht ein veritables Rechtsrisiko. Kosten und Durchlaufzeiten sind nicht marktkonform

Menschen & Mangement

Menschen und Unternehmen stehen in einem permanenten Kommunikationsprozess mit ihrer Umwelt. Dies betrifft nicht nur ihre persönliche oder werbliche Kommunikation, sondern alle Signale, die sie – gewollt oder nicht – an Kunden, Mitarbeiter, potenzielle Kunden, Kooperationspartner, Medien und Wettbewerber senden. Egal ob dieser Kommunikationsprozess nur innerhalb eines Teams, einer Abteilung oder eines Unternehmens stattfindet oder ob die Kommunikation an andere Interessengruppen wie Kunden, Investoren oder den Staat gerichtet ist:

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, bedarf es für die Kommunikation sowohl Wissen als auch Können.

Hier wird gerne von Sozialkompetenz, Empathie oder auch Know-how gesprochen. Damit dieser Kommunikationsprozess reibungslos ablaufen kann, werden zahlreiche (digitale) Lösungen eingesetzt, die Menschen mit anderen Menschen, mit Daten, Informationen und Wissen verbinden. Hierbei kommt es insbesondere an auf:

 

Informationsmanagement:

Informationen müssen innerhalb des Unternehmens frei zugänglich sein; Wissen muss geteilt werden. Die Aufgabe der Mitarbeiter besteht zunehmend darin, diese bereitgestellten Informationen adäquat zu verwalten, d. h. zu suchen, zu finden und zu bewerten – begleitet von automatisierten Prozessen für diese Aufgaben.

 

Identitätsmanagement:

Der Mitarbeiter – der Anwender – muss sich künftig Profile schaffen und seine Kompetenzen in angemessener Form präsentieren. Gleiches gilt für Maschinen und Gegenstände.

 

Beziehungsmanagement:

Die Rolle von formalen und informellen Gruppen, die nicht offiziell aufgezeichnet sind, muss genauso abgebildet werden wie die Beziehungen zwischen Menschen und Maschinen, Maschinen und Maschinen (und Menschen).

Doch was für Voraussetzungen müssen dafür geschaffen werden, welcher „Nährboden“ ist notwendig, welche Dimensionen müssen beachtet, geplant und realisiert werden, damit ein dokumentenbasierter Kommunikations- und Dialogprozess ideal umgesetzt werden kann?

Beim Erstellen von Dokumenten, egal ob für den Dialog mit Menschen, zur Interaktion oder zur rechtlichen Dokumentation von Istsituationen oder Sachverhalten gilt es, vier Dimensionen besonders im Blickfeld zu behalten: Dies sind der Anwender, das eigentliche Dokument, der Prozess und die Daten.

 

Die vier Perspektiven

Die vier Perspektiven der Dokumentenerstellung  sind:

Anwender
Den Anforderungen der unterschiedlichen Anwender muss im Rahmen der Dokumentenerstellung Rechnung getragen werden. Je nach Perspektive – bzw. Rolle im Unternehmen – haben die verschiedenen Anwender(typen) unterschiedliche Bedarfe. Bespiel: Während Vertrieb und Marketing die Inhalte oft einseitig zuspitzen wollen, um die Vorteile eines Produkts herauszustellen, will die Rechtsabteilung alle Compliance-relevanten Vorgaben und rechtlichen Rahmenparameter erfüllen, während die Mitarbeiter aus dem Bereich Organisation oder Revision eher die reibungslose Zusammenarbeit sowie das Management von Identitäten und Zugriffsrechten in den Fokus stellen.

Dokument
Eine ganzheitliche und nachvollziehbare Historie des Dokuments, eine hohe inhaltliche und qualitative Bearbeitbar-und Verfügbarkeit im Kontext nachvollziehbarer Prozesse müssen auf Ebene des einzelnen Dokuments im Rahmen der Dokumentenerstellungsabläufe gegeben sein.

Prozess
Definierte Prozesse, die eine automatisierte Erstellung von Dokumenten auf Basis von Daten und Inhalten sowie eine automatisiere Verteilung und revisionskonforme Archivierung ermöglichen, müssen so aufgesetzt werden, dass sie einerseits den Anforderungen der Anwender gerecht werden, andererseits jedoch einen effizienten und effektiven Ablauf ermöglichen.

Daten
Das Einbinden von Daten aus unterschiedlichen Quellen bei gleichbleibender Qualität und Stabilität der Prozesse ist die entscheidende Dimension, um die inhaltliche und qualitative Verfügbarkeit der Dokumente sicherzustellen. Daten werden über definierte Schnittstellen automatisiert in die Dokumente aufgenommen.

 

Lesen Sie mehr zu diesem Thema im Whitepaper von Avispador. Zu finden unter https://www.slideshare.net/avispador/state-of-the-art-dokumentenerstellung-fr-die-finanzbranche-und-darber-hinaus

Axel Oppermann
Axel Oppermann ist seit über 15 Jahren als IT-Marktanalyst tätig. Aktuell arbeitet er für das Beratungs- und Analystenhaus Avispador als Analyst. Axel schreibt bei Denkhandwerker über Trends und nachhaltige Entwicklungen.