„Sag mal Klaus, bei dieser Geschichte da, dieses „Team-Portal“ oder wie das hieß, machst Du da schon mit?“. „Ne. Keine Zeit. Ich arbeite einfach ganz normal. Ich habe Dir meine aktualisierte Version der Excel übrigens auch gerade rübergemailt, dann kannst Du das mit den anderen Rückläufern wieder in eins konsolidieren. Für das Meeting morgen.“

Übertrieben? Überzogen? Leider nicht. Es prasseln ja auch dermaßen vielen Transformations-, Optimierungs- und sonst welche gutgemeinten Projekte auf die Mitarbeiter ein, dass der Kollege im Grunde zurecht in eine Abwehrhaltung gegen alles Neue geht.

„Dann machen wir doch dazu ein Projekt!“

Nein! Aus! Sitz! Das ist ja genau das Problem, liebe Chefstrategen und Transformationsbegeisterte. Den Willen zur Entwicklung Eurer Organisation in Ehren, wirklich. Aber die Denke ist falsch, dass es jetzt halt nochmal ein bisschen anstrengend wird für die Kollegen, aber dann, daaaaaaaan, macht sich der Effekt so richtig bemerkbar. Ganz bald. Nur meist tritt dieser Effekt aber nicht bzw. auf diesem Weg nicht ein. Aber ein anderer: der Frustpegel bei den Kollegen steigt. Und man muss auch nicht Psychologie studiert haben, um das vorauszusehen.

Haben wir doch aber immer schon so gemacht…

Denn was bekommen die Kollegen in der Regel NICHT zugestanden? Zeit. Zeit, um sich mit einer neuen Arbeitsweise vertraut zu machen. „Mach anders jetzt, is’ besser so. Und hip. Gibt’s auch ne App für. Kannste voll Zeit sparen und mal früher Feierabend machen.“ Echt jetzt? So naiv kann doch keiner sein! Die bittere Realität zeigt: doch. Aber zum Glück nicht immer und es denken auch nicht alle so.

Denn ja, liebe Chefstrategen und vereinigte Softwarebereitsteller der Welt: allein die Existenz neuer Möglichkeiten bringt dem Anwender am Ende der Nahrungskette noch nicht den viel erhofften Befreiungsschlag, um endlich, endlich, endlich mit einem Lachen im Gesicht den ersten Schritt in Richtung des „Neuen Arbeitens“ oder des „Modern Workplace“ machen zu können.

Warum ist das so?

Zwei Gründe. Weil die Spezialisten in der Transformationsabteilung oder beim Technikimplementierer der Wahl den Aspekt des dafür notwendigen Wandels im Kopf der Kollegen nicht auf dem Schirm haben. Und vor allem nicht, wie man damit umgeht. Und zweitens aus einem einfachen, aber sehr effektiven Grund: weil die Kollegen Angst haben. Aber der Reihe nach.

Nehmen wir doch mal Klaus. Anfang 50, Urgestein in der Firma, absoluter Spezialist in seinem Fachgebiet. Führung ist nicht sein Ding, deshalb lieber keine Führungsposition. Macht ihm aber auch nichts. Er ist das wandelnde Lexikon und geht in dieser Rolle auch total auf. Sein Fachgebiet hält er von der ganzen Digitalisiererei auch nur bedingt betroffen. Wenn überhaupt. Mit Kollegen tauscht er sich am liebsten persönlich aus, zur Not auch per E-Mail. Das ist für ihn aber eigentlich kein Kanal für Kommunikation, sondern zum Austausch von Informationen.

Und jetzt kommt Ingo Innovationsmanager um die Ecke, Siegfried Superconsultant hat er gleich im Schlepptau. Und zusammen erklären Sie Klaus nun die Welt. Die digitale Welt. New Work und Modern Workplace in einem. Was schaffen sie auf jeden Fall damit? Eine Abwehrhaltung bei Klaus. Und das macht Klaus auch gar nicht, weil er absichtlich etwas sabotieren will (das macht er vielleicht später noch), sondern weil das eine wissenschaftliche Tatsache ist, die mit Hilfe der Psychologie erklärt werden kann (hervorragend nachzulesen in dem Buch „Schnelles Denken, langsames Denken“ von Daniel Kahneman).

Ich mache es an einem Beispiel klar. Weil Klaus in so vielen Teams und Projekten dabei ist, wird er als Pilotuser bestimmt. Wichtig: er wird nicht GEFRAGT, sondern er wird durch Dritte bestimmt. Siegfried Superconsultant. Der Klugscheißer von Extern. Das freut einen als Betroffenen immer schon grundsätzlich sehr. Aber Siegfried Superconsultant weiß eben, wen er da nehmen muss. Im Rahmen des Piloten soll geprüft werden, wie der Zeit- und Reiseaufwand für Präsenztermine mit Hilfe eines modernen Werkzeugs für Chat, Video und Bildschirmpräsentation optimiert werden kann. Das lässt sich im Anschluss bequem rechnen, die Hoffnung ist, dass man sich alleine damit die Hälfte der Office 365-Einführung schönrechnet, auf die die IT schon lange scharf ist.

Und so wird Klaus umfassend über die Leistungsfähigkeit des Tools in Kenntnis gesetzt, sein Arbeitsgerät wird entsprechend auf Vordermann gebracht und all dieser Dinge mehr. Funktioniert zwar nicht alles auf Anhieb, aber ist ja Pilot. Später macht man‘s dann richtig.

Bis dahin hat Klaus bereits mehrere Stunden seiner Zeit aufbringen müssen. Zeit, die er nicht hat und die ihm auch nicht von seinen Projektleitern dafür freigeschaufelt wurde. Was aber vor allem abläuft vor seinem geistigen Auge ist folgender Film:

  • „Bei den Regelterminen am anderen Standort montags und freitags konnte ich auf dem Rückweg immer die Kinder abholen und zuhause bei meiner Frau abliefern.“
  • „Die Kunden schätzen den persönlichen Kontakt mit mir extrem und bedanken sich regelmäßig dafür. Ich halte das für den entscheidenden Faktor, dass ich nun 10 Jahre in Folge meine Ziele erreichen bzw. sogar übertreffen konnte und eine Extraprämie bekam (die ich auch dringend brauche, weil ich ein Haus gebaut habe und ein drittes Kind unterwegs ist, weswegen meine Frau bald als Verdiener ausfällt…).“
  • „Der regelmäßige Austausch mit den Kollegen in den monatlichen Jour Fixen ist oft die Geburtsstätte für Ideen zwischen den Abteilungen, die mir bei meinen Vorgesetzten einen gewissen Sonderstatus gebracht hat. Ich bin bestimmt nicht der erste, der gehen muss, falls es mal irgendwann nicht so gut läuft oder Arbeitsplätze „wegdigitalisiert“ werden…“

Ich will es nicht übertreiben, ich denke, es ist klar, worauf ich raus will. Ingo und Siegfried erklären nun voller Inbrunst und mit leuchtenden Augen von den tollen Möglichkeiten. Aber alles was Klaus hört ist:

  • Ich brauche einen Babysitter
  • Ich kann bald die Raten für mein Haus nicht mehr bezahlen
  • Ich verliere meinen Job

Mit wie viel Euphorie wird Klaus wohl seine neue Rolle als Pilotuser wahrnehmen? Davon mal abgesehen, dass er die notwendige Zeit hierfür eigentlich sowieso nicht hat, das wäre alles Zusatzengagement.

Wandel im Kopf

Wenden wir uns dem zweiten Grund zu: dem Wandel im Kopf der Kollegen. Und nun geschieht etwas Verblüffendes: es denkt jemand nach. Irgendein pfiffiges Kerlchen macht eine Rechnung. „Wenn wir mit einer Geschichte voll danebenlagen, von der wir uns viel versprochen haben, dann könnten wir ja vielleicht mit einer Geschichte, die wir zunächst abgetan haben im Gegenzug ja voll ins Schwarze treffen!“. Wie gesagt, pfiffiges Kerlchen. Jetzt setzt er aber sogar noch einen drauf! Er beginnt mit Kollegen zu reden. So richtig persönlich. Denn er hat sich Folgendes überlegt:

  1. Ich gehe nicht als Heilsbringer zu den Kollegen, sondern bitte Sie erstmal um Hilfe. Ich lasse mir erklären WAS sie tun und WIE sie es tun. Und vor allem werte ich es nicht. Ich suche nach Themen, wo eine Änderung einen richtigen Nutzen bringen würde
  2. Nachdem ich das mit einigen Kollegen getan habe suche ich nach Überschneidungen, z.B.:
    1. Schwieriger Datenaustausch mit Externen/Lieferanten/Kunden etc.
    2. Hoher Kommunikationsaufwand bei Teams aus verschiedenen Abteilungen
    3. Hohe Notwendigkeit für Präsenztermine
    4. Schlechte Transparenz über Aufgaben
    5. Suche nach Fachwissen oder einem Spezialisten im Unternehmen
  3. Dann bremse ich mich, um nicht gleich mit einem Sack volle Lösungen für angebliche Probleme um die Ecke zu kommen

 

Anm. d. R.: der letzte Punkt ist eine UNGLAUBLICHE Erkenntnis und ein ungeheurer Tritt in den Hintern des Schweinehundes von unserem innovativen Ingo! Denn in der Regel kennt er ja immer die Lösung!! Zumal er Siegfried Superconsultant auch am Start hat. Das ist normalerweise der Punkt, wo aus inniger Überzeugung das Richtige zu tun ein IT-Projekt zur Einführung von Tool X gestartet wird.

Aber wir haben hier unser pfiffiges Kerlchen Ingo! Der weiß nicht, dass man das schon immer so gemacht hat und macht es deshalb einfach mal anders. Er überlegt sich nämlich weiter:

  1. Wenn ich doch nun schon weiß, mit welchen Themen ich die Kollegen begeistern kann, dann fokussiere ich mich doch erstmal darauf
  2. Zu jedem dieser Themen formuliere ich Fragen, um herauszufinden
    1. Wie machst Du aktuell XYZ
    2. Wie würdest Du gerne in Zukunft XYZ machen
  3. Die Ergebnisse zu jeder Frage lege ich übereinander, um herauszufinden, was ich als erstes angehen sollte
    1. Geringe Differenz im Ergebnis = geringe Priorität
    2. Große Differenz im Ergebnis = hohe Priorität
  4. Und als letztes filtere ich die Themen danach, ob der Aufwand dafür hoch ist oder nicht

 

Am Ende hat Ingo Themen gefunden, die folgende drei Kriterien erfüllen:

  1. Eine große Anzahl von Kollegen hätte davon einen konkret spürbaren Nutzen
  2. Eine Optimierung wäre für viele ein sehr wichtiges Thema
  3. Der Zeit- und Budgetaufwand hält sich in Grenzen

Und erst jetzt plant Ingo die entsprechenden Maßnahmen. Dass das nun nicht zwingend ein IT-Projekt ist gefällt Siegfried Superconsultant (und Siegfrieds Vertriebskollegen) dabei nur bedingt. Aber manchmal ist es eben besser KEIN Projekt zu verkaufen.

Was können wir tun?

Fassen wir zusammen. Ich habe zwei Gründe angeführt, warum die Veränderung von Arbeitsweisen gegen die Wand fahren kann:

  1. Angst
  2. Wandel im Kopf wird nicht berücksichtigt/unterstützt

Das Fazit ist einfach, die meisten werden es schon von selbst verstanden haben: indem ich den Wandel auf eine Art und Weise unterstütze, wie Ingo sich das überlegt hat, kommt die Angst, und damit die Blockade bei den Kollegen erst gar nicht auf. Zumindest nicht so vehement. Wir dürfen nicht naiv sein, Veränderung tut immer weh und sorgt (erstmal) stets für eine Abwehrhaltung. Das ist eine psychologische Tatsache.

Deshalb brauchen wir neben den Siegfrieds (ja, auch die brauchen wir!) die Ingos dieser Welt an die Front. Idealerweise BEVOR die Siegfrieds kommen.

Wir brauchen mehr Ingos!

Thiemo Laubach
Thiemo Laubach beschäftigt sich seit 2004 mit dem Thema Kommunikation und Zusammenarbeit. Seit die Schlagworte der „Digitalen Transformation“ in aller Munde ist nimmt er Verantwortliche und Leidtragende auf Kundenseite an der Hand auf dem Weg durch den digitalen Dschungel. In 2017 ist er mit seiner eigenen Agentur Digitoxx an den Start gegangen, die den Fokus auf Change und Adaption in Office 365-Einführungen legt und dabei die manchmal unangenehmen Fragen stellt.