Katrin Beuthner, Geschäftsführerin bei United Planet, einem führenden Anbieter von Social-Intranet-Lösungen, und Vordenkerin zum Digital Workplace im Gespräch zum Thema Arbeitsplatz der Gegenwart und Zukunft. Sie erzählt, was Digitalisierung mit ortsunabhängigem Arbeiten zu tun hat und berichtet von ihren persönlichen Erfahrungen.

Wo sehen Sie heute und in naher Zukunft die größten Herausforderungen bei der Gestaltung von Arbeitsplätzen – bzw. bei neuen Arbeitsplatzkonzepten?

Die größten Herausforderungen sehe ich nicht bei den Technologien, die es inzwischen zur Genüge und auch mit dem entsprechenden Reifegrad gibt.

Die größten Herausforderungen aktuell sind gesellschaftliche Umbrüche, die wir heute erleben und wie diese von und in den Unternehmen wahrgenommen und angenommen werden.

Was bedeutet das; könnten Sie das bitte ausführen?

Wir leben heute sehr viel mehr als noch vor 10 Jahren in einer Gesellschaft des Wandels. Die Digitalisierung ist nur ein Teilaspekt dessen, der aber diese Veränderungen stark mit beeinflusst.

Diese Veränderungen sind nicht alle auf einen Schlag entstanden, sie haben sich in den letzten Jahren und Jahrzehnten entwickelt, sind aber heute explizit in der Arbeitswelt spürbar. Zum Beispiel das sich verändernde Rollenbild in der Gesellschaft, durch welches immer mehr Frauen Beruf und Familie vereinbaren wollen. Das geht aber nur, wenn die Väter einen Teil der Erziehungsarbeit übernehmen (was auch immer mehr Väter machen) und wenn der Arbeitsplatz beider Elternteile flexibel genug ist, dass Familie und Beruf auch tatsächlich vereinbar sind. Auch wenn das Kind mal plötzlich krank wird oder die Kita bestreikt wird.

Daneben bringt die Digitalisierung – die Verfügbarkeit von Technologien – selbst auch viele Veränderungen innerhalb und zwischen den Unternehmen mit sich. All diese Veränderungen, und weitere, haben Einfluss darauf, wie wir konsumieren, leben und eben auch arbeiten wollen.

Diese Entwicklungen wirken sich auf die Leistungserbringung von Unternehmen aus; also deren Geschäftsmodelle, Ertragsstrukturen und deren Beziehungen zum Arbeitnehmer. Nahezu jedes Unternehmen wird sich in den kommenden Jahren verändern: Durch die Anforderungen, die Mitarbeiter an das Unternehmen stellen, im Erscheinungsbild, bei den Leistungen, bei der Gestaltung von Produktion und Produkten, beim Selbstverständnis. Und natürlich auch bei den Anforderungen, die an die Mitarbeiter gestellt werden.

Und welche Anforderungen wären das?

Nicht nur die Mitarbeiter wünschen sich oft flexiblere Arbeitsmodelle, auch die Unternehmen brauchen dies zunehmend. Natürlich wird es auch künftig Bereiche geben, in denen der Mitarbeiter nicht arbeiten kann wann und wie er möchte. Aber die gesellschaftlichen Veränderungen, die Veränderungen in den Unternehmen erzwingen, werden auch Veränderungen bei den Arbeitnehmern erzwingen. In Zukunft müssen nicht nur die Unternehmen flexibler werden, sondern auch die Arbeitnehmer. Z.B. wenn sich das Geschäftsmodell eines Unternehmens ändert.

Hat also der klassische Arbeitnehmer im klassischen Büro ausgedient; sind Arbeitsplätze zukünftig überall, aber nicht mehr unbedingt am Unternehmenssitz angesiedelt?

Arbeiten, bzw. Arbeitsplatzkonzepte, zeichnet sich durch mehr aus als den Wechsel des Arbeitsorts vom Büro im Unternehmen ins Home-Office, ins Café oder den nächstgelegenen Park. Es ist also keine Schwarz-oder-weiß-Entscheidung. Es geht um ganzheitliche Konzepte, bestehend aus analogen und digitalen Hilfsmitteln. Und so wird „das Büro“ als zentraler Anlaufpunkt mittelfristig sogar noch an Relevanz gewinnen, an dem Mitarbeiter sich treffen, diskutieren, gemeinsam an Problemen arbeiten und Lösungen finden.

Fachbereichsverantwortliche und Vorgesetzte haben laut Umfragen dabei aber häufig Angst vor Kontrollverlust. Wie begegnen Sie der Sorge?

Führung funktioniert heute nicht mehr wie noch in den 1960er Jahren. Im digitalen Zeitalter funktioniert Führung nach neuen Spielregeln, deshalb muss sich Führung ändern. Entscheidend ist der Mix an vielseitigen Skills – für ein innovatives Management der Zukunft. Neben Transparenz und Selbstverantwortung, neben Spielregeln und Prozessen gilt es, Technik und Arbeit zu synchronisieren. Wenn wir z.B. beim klassischen Home-Office als Beispiel bleiben, dann kann eine Führungskraft nicht kontrollieren, wie lange der/die Mitarbeiter/in Pause macht, ob Kinder, Freunde oder Haustiere die Konzentration stören. In diesen Situationen wird es immer wichtiger, diese Mitarbeiter mit Zielen zu führen. So, dass das Ergebnis, die Zielerreichung kontrolliert werden kann und nicht mehr die einzelnen Schritte dahin.

Das bedeutet nicht, dass nicht kontrolliert werden muss. Auch wenn viel Kontrollarbeit inzwischen von IT-Systemen übernommen werden kann. Jedoch muss anders und anderes kontrolliert werden. Natürlich werden – allen Unkenrufen zum Trotz – Hierarchien und Verantwortungsträger im Unternehmen benötigt, heute und zukünftig. Das bedeutet aber nicht, der Organisation ein starres Korsett überzustülpen. Stattdessen müssen Unternehmen eine Kombination aus formellen, formalen und informellen Methoden etablieren.

Technik bedeutet nicht nur, wie sehr oft in der Vergangenheit, Substitution von Arbeit. Technik – und hier meine ich moderne IT-Systeme, Cloud-Lösungen, mobiles Internet, Messenger-Apps, aber insbesondere Social-Intranet-Lösungen – dient dazu, das Arbeitsergebnis sicherzustellen. Sie ist Grundlage für qualifizierte Arbeit. Der Digital Workplace ist hierbei ein entscheidender Faktor.

Nun ist klar, dass Sie das sagen: Sie arbeiten ja schließlich für einen Anbieter, der hochwertige Social-Collaboration-Lösungen und etablierte Konzepte für den Digital Workplace entwickelt und vermarktet.

Das eine hat mit dem anderen nichts zu tun. Ich bin der Überzeugung, dass wir, wenn wir hier in Deutschland – in Zentraleuropa – nicht die Art und Weise ändern, wie wir arbeiten, an Wettbewerbsfähigkeit einbüßen. Hierzu müssen Arbeits- und Denkweisen verändert, digitalisiert, ortsunabhängige Arbeit ermöglicht und die Anforderungen der Mitarbeiter und Kunden besser erfüllt werden.

Die Unternehmen sollen also den Arbeitsplatz der Zukunft jetzt definieren und realisieren?

Die Frage nach dem Arbeitsplatz der Zukunft ist sehr spannend. Sie wird immer wieder gestellt und ist in der allgemeinen Diskussion vorherrschend. Viel dringlicher ist aber: Wie gestalten wir den Arbeitsplatz von heute? Neue Technologien unterstützen uns schon jetzt dabei, Arbeit vom Ort unabhängig zu machen. Nehmen wir das Schlagwort Digital Workplace. Wir verstehen darunter eine digitale Arbeitsumgebung. Die Mitarbeiter finden hier alle Informationen und Prozesse, die sie für ihre tägliche Arbeit brauchen. Ganz unkompliziert und egal an welchem Ort. Und dieser Digital Workplace ist das gelebte Heute; nicht nur die Zukunft.

Dabei spreche ich aber von einem Ansatz, der Daten aus allen möglichen eingesetzten Systemen integriert, verknüpft und mit dem Menschen verbindet. Dadurch ermöglicht der Digital Workplace ein effizientes Arbeiten. Egal aus welchen Systemen die Mitarbeiter Informationen brauchen: Alles ist mobil, sicher und auf jedem gewünschten Endgerät verfügbar. Der Mitarbeiter kann alleine, im Team oder teamübergreifend arbeiten.

Und das soll alles reibungslos funktionieren; bei den unterschiedlichen Anforderungen der Mitarbeiter und Unternehmen? Die Worte höre ich gerne, allein mir fehlt der Glaube.

Natürlich ist es kein Selbstläufer; kein einfaches Unterfangen. Da haben Sie schon recht. Und es ist auch nicht innerhalb von Tagen umgesetzt. Für mich ist es ein Weg, den wir aber jetzt beginnen müssen zu gehen, da wir sonst den Zug verpassen. Und auch wenn es ein Weg ist, ist es doch kein Marathon. Es ist machbar – für jedes Unternehmen. Egal wie unterschiedlich die Anforderungen sein mögen (und sie sind in der Regel sehr unterschiedlich!) ist es möglich, einen Digital Workplace auch mit einem begrenzten Budget und Zeitrahmen umzusetzen. Unsere Lösung dafür heißt Intrexx und wird seit Jahren von Kunden wie Kasi, RUD Ketten, Sunrise Medical oder der Senatsverwaltung für Finanzen Berlin erfolgreich eingesetzt.

Frau Beuthner, vielen Dank für das Gespräch!

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Axel Oppermann
Axel Oppermann ist seit über 15 Jahren als IT-Marktanalyst tätig. Aktuell arbeitet er für das Beratungs- und Analystenhaus Avispador als Analyst. Axel schreibt bei Denkhandwerker über Trends und nachhaltige Entwicklungen.